Il metodo 5S arriva dal Giappone e rappresenta un comprovato sistema migliorativo dell’ambiente di lavoro. In cinque punti permette di avere una postazione di lavoro ordinata, pulita, organizzata, sicura e produttiva. Il sistema consente di capire l’ambiente di lavoro a prima vista e rappresenta il livello di partenza per ridurre gli sprechi. Il metodo 5S dovrebbe diventare parte permanentemente della cultura aziendale e venire adottato a tutti i livelli gerarchici dai collaboratori di un’azienda.
In particolare, gli obiettivi del metodo 5S sono:
- aumento della riproducibilità dei processi
- miglioramento dell’efficienza lavorativa
- creazione di chiarezza e ordine
- aumento della motivazione dei collaboratori.
I tecnici di arredamento industriale di Hoffmann Group, esperti nell’applicazione del metodo 5S, da decenni supportano le aziende nella creazione di postazioni di lavoro efficienti e standardizzate. Contattali >
I principi del metodo 5S
Il metodo 5S non richiede un intervento una tantum, ma un percorso composto da cinque passi sequenziali, ciascuno indispensabile per la riuscita del metodo.
Le cinque fasi sono:
- Selezione (Seiri), per distinguere ciò che è necessario da ciò che non lo è
- Ordine (Seiton), per assegnare a ogni oggetto una collocazione logica e funzionale
- Pulizia (Seiso), per mantenere ordine e individuare tempestivamente anomalie
- Standardizzazione (Seiketsu), per consolidare le buone pratiche
- Sostenimento (Shitsuke), per rendere il miglioramento continuo parte della cultura aziendale.
Applicate in modo coerente, le 5S permettono di creare ambienti di lavoro organizzati, sicuri e performanti, ponendo basi solide per una gestione operativa orientata all’efficienza nel lungo periodo.
1) Selezione (seiri): separare ciò che è importante da ciò che non lo è
La Selezione è il primo passo del metodo 5S perché consente di mettere ordine nella testa prima ancora che nella postazione di lavoro. Significa distinguere ciò che è davvero importante da ciò che è solo abitudine, accumulo o — peggio — un rischio.
Ciò che è necessario:
- Utensili utilizzati quotidianamente: sempre a portata di mano nella postazione di lavoro
- Utensili utilizzati settimanalmente: in prossimità della postazione
- Utensili utilizzati mensilmente: nel reparto, ben identificati
Ciò che non è necessario:
- Utensili non sicuri o difettosi
- Utensili mai utilizzati
- Utensili doppi (perché “non si sa mai” non è un metodo)
→ Obiettivo finale: avere sempre una visione d’insieme chiara della postazione di lavoro. Meno confusione, meno tempo perso, più controllo.
2) Ordine (seiton): organizzare la postazione di lavoro
L’Ordine trasforma una postazione “accettabile” in una postazione sicura, efficiente e realmente funzionale. Ogni utensile deve essere al posto giusto, nel momento giusto, senza perdere tempo a cercare o a spostare ciò che non serve.
Il luogo di deposito dipende dalla frequenza di utilizzo: ciò che si usa spesso deve essere immediatamente accessibile, secondo principi di ergonomia chiari e misurabili. Ogni strumento di lavoro è contrassegnato ed etichettato in modo univoco, così da eliminare dubbi, errori e improvvisazioni.
→ Obiettivo finale: ogni oggetto, materiale e utensile ha il suo posto e si trova sempre lì. Pulito, identificato e pronto all’uso.
3) Pulizia (seiso): pulire accuratamente la postazione di lavoro
Pulire significa prevenire problemi prima che diventino fermi macchina, rischi o sprechi. La pulizia, infatti, è considerata una fase operativa e di controllo: riguarda la postazione di lavoro, i mezzi di produzione e tutte le aree operative.
Pulire in modo sistematico costringe a guardare da vicino postazione, utensili, macchine e materiali. È qui che emergono le criticità: perdite, usura, anomalie, disordine nascosto. La sporcizia spesso è solo sintomo di un problema di disordine e inefficienza che può trasformarsi presto in uno spreco.
→ Obiettivo finale: le responsabilità per la pulizia sono definite in modo chiaro, utensili e materiali difettosi vengono individuati subito, così come le fonti di sporcizia.
4) Standardizzare (seiketsu): far sì che la buona qualità diventi uno standard
Standardizzare rappresenta il passaggio chiave per trasformare l’ordine e la pulizia in un sistema stabile e duraturo. L’obiettivo è far sì che la buona qualità non dipenda dal singolo, ma sia uno standard condiviso e ripetibile.
Il costante rispetto delle istruzioni è alla base di questa fase. Per garantire efficacia ed efficienza nel lavoro quotidiano, è fondamentale che i provvedimenti adottati vengano chiaramente illustrati, documentati e standardizzati, così da essere applicabili in modo uniforme nel tempo e da tutti gli operatori.
→ Obiettivo finale: raggiungere lo standard attraverso la routine. Ogni oggetto resta al suo posto, le scorte sono mantenute nella giusta quantità, gli standard di pulizia vengono rispettati e il controllo visivo permette di verificare ordine, pulizia e funzionalità. Così la qualità diventa parte integrante del lavoro quotidiano.
5) Autodisciplina (shitsuke): rispettare tutti i punti, migliorarsi sempre
L’autodisciplina è la fase che rende il metodo 5S realmente efficace nel tempo. Non introduce nuove regole, ma consolida tutte quelle già adottate, trasformandole in comportamenti quotidiani condivisi. È qui che il miglioramento smette di essere un progetto e diventa cultura aziendale.
L’autodisciplina si fonda sulla cura costante degli strumenti di lavoro e sulla condivisione strutturata delle informazioni. Tutti i collaboratori sono motivati ad adottare il sistema, a rispettare gli standard definiti e a farli propri. Perché senza partecipazione non c’è continuità e senza continuità non c’è risultato.
Affinché il sistema resti vivo, è fondamentale monitorare e migliorare costantemente gli sviluppi. Il controllo non è punitivo, ma uno strumento di crescita, che passa attraverso l’autovalutazione, audit periodici, training dedicati al metodo 5S e verifiche di routine.
Shitsuke chiude il cerchio delle 5S, ma in realtà apre il futuro: quando l’autodisciplina è diffusa, gli standard sono rispettati spontaneamente e il miglioramento continuo diventa parte integrante del modo di lavorare.
Metodo 5S: i vantaggi operativi in azienda
- gli sprechi sono subito individuati e possono essere eliminati
- le superfici esistenti vengono utilizzate in modo più efficiente
- più produttività, meno contrattempi
- la flessibilità della produzione aumenta
- i tempi di preparazione e di allestimento vengono ridotti
- la qualità della produzione aumenta
- viene garantita una postazione di lavoro sicura ed ergonomica
- il collaboratore si sente bene nella sua postazione di lavoro
