e-procurement cos'è definizione e vantaggi
e-Procurement Notizie

e-Procurement: cos’è e perché conviene digitalizzare gli acquisti in ambito B2B

Secondo Osservatori.net, nel 2021, circa il 21% del transato B2B in Italia è stato effettuato su canali digitali, come connessioni EDI tra aziende e fornitori, portali B2B, marketplace B2B e siti propri dei fornitori, con una crescita del 12% rispetto all’anno precedente. Questi dati dimostrano come la digitalizzazione dei processi di acquisto rappresenti ormai un tassello fondamentale di quel processo di ottimizzazione che non guarda solo alla produzione, ma all’efficientamento di tutti i processi aziendali.

Anche l’ufficio acquisti può avvalersi degli strumenti digitali per i processi d’ordine e liberare così tempo e risorse preziose da impegnare in attività a più alto valore aggiunto, come la scelta strategica di fornitori, la negoziazione, l’approvazione e il monitoraggio degli acquisti, il controllo del budget.

Cos’è l’e-Procurement?

Per e-Procurement si intende l’elaborazione digitale del processo di acquisto di beni e servizi in tutte le fasi dell’approvvigionamento: dalla nascita della richiesta alla gestione digitale di ordini, centri di costo, entrata merci, gare, controllo di gestione e fatturazione. Iin particolare, permette di digitalizzare tutti quei passaggi che richiedono documenti, moduli e listini stampati su carta.

Dal processo d’acquisto tradizionale a quello digitale

Spesso gli uffici acquisti sono impegnati in attività time-spending a basso valore aggiunto e foriere di errori manuali, come confrontare cataloghi di più fornitori, navigare online alla ricerca delle offerte più convenienti, negoziare sconti e condizioni con i fornitori per telefono e via e-mail. A ciò si aggiunge il fatto che spesso le richieste d’ordine da parte dei colleghi finiscano per essere annotate su un post-it.

Il classico processo di acquisto comincia con l’identificazione di un bisogno e termina con l’elaborazione del pagamento della fattura e, se non viene supportato digitalmente o solo in parte, presenta numerose criticità che in sostanza fanno perdere tempo, aumentano i costi di gestione dell’ordine e possono generare errori, come ordinare un articolo sbagliato rischiando il blocco della produzione.

In sintesi, se vengono effettuati ordini che prevedono pochi articoli e un basso valore della merce, i costi della procedura di acquisto tradizionale supera di gran lunga il costo effettivo dei prodotti.

processo d'acquisto tradizionale
Processo d'acquisto tradizionale

Digitalizzando i processi di acquisto è possibile superare le criticità descritte. Tanto più i processi diventano snelli, tanto più è possibile risparmiare nei costi indiretti di gestione dell’ordine: più ordini effettui, maggiore sarà il potenziale di risparmio che potrai registrare.

Questo vantaggio è ancora più evidente per l’acquisto degli articoli C: utensili, DPI, arredo industriale, ossia  tutto quel materiale a supporto della produzione, che non rientra nel prodotto finito ma che è necessario per il regolare svolgimento dell’attività e che se non correttamente approvvigionato può bloccare la produzione, o rallentarla o non consentire ai collaboratori di lavorare in sicurezza.

Processo d'acquisto digitale
Processo d'acquisto digitale

Tutte le aziende possono digitalizzare gli acquisti: le più piccole possono impiegare efficacemente l’eShop, una piattaforma online facile da usare, mentre le realtà più strutturate hanno a disposizione soluzioni quali l’EDI, OCI/PunchOut e i Marketplace B2B.

4 buone ragioni per digitalizzare gli acquisti

Risparmiare tempo

Con la digitalizzazione degli acquisti, è possibile ordinare in modo del tutto indipendente dalla disponibilità di un servizio ordini telefonico, via e-mail o tramite fax. La gestione degli acquisti online permette di avere sempre accesso a prezzi e sconti, senza dover richiedere offerte e quotazioni personalizzate o confrontare prezzi di più fornitori ad ogni necessità di acquisto

Disponibilità e informazioni sempre aggiornate

Utilizzare un canale digitale permette di aver accesso a documenti e informazioni aggiornati in tempo reale, come la disponibilità a magazzino, sconti e promozioni, informazioni e schede tecniche. Consente di essere autonomi nel tracciamento dell’ordine anche nella fase successiva di acquisto, con accesso al tracciamento della merce, allo storico ordini e alla possibilità di avere copia bolla e fattura già preinserite

Diminuzione di errori manuali

L’ufficio acquisti ha accesso con pochi click allo storico ordini, agli articoli più acquistati e può gestire in un unico ambiente le varie richieste dei reparti. Trasmettendo i dati degli ordini in modalità digitale, si evitano ordini inesatti dovuti a errori di battitura o incomprensioni al telefono, ecc. Così è possibile risparmiare il tempo dedicato a reclami e resi nonché i costi per le spese di ritiro e gestione

Riduzione dei costi di gestione

Tutto ciò si traduce in una notevole riduzione di costi di gestione di ciascun ordine. Non solo, il responsabile dell’ufficio acquisti e i buyers possono liberarsi dalle attività time-spending e ripetitive e dedicarsi ad attività molto più remunerative per l’azienda. La digitalizzazione degli acquisti rappresenta senz’altro un importante aspetto su cui agire per l’ottimizzazione dei processi aziendali

Leggi anche...

MECSPE Bologna: Hoffmann Group presenta nuovi servizi e soluzioni per la produzione industriale

Cristina

Anche Hoffmann Italia si unisce a M’illumino di meno per celebrare la Giornata nazionale del risparmio energetico e degli stili di vita sostenibili

Cristina

Nell’ecosistema di Hoffmann Group, sempre più formazione tecnica per le officine meccaniche

Cristina